Hướng dẫn tạo file quản lý kho bằng excel

Quản lý kho bằng excel khá phù hợp đối với các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ. Với nhiều ưu điểm, bạn dễ dàng quản lý kho bằng excel. Trong bài viết này, tcim.vn sẽ hướng dẫn tạo file quản lý kho bằng excel cho những bạn mới bắt đầu nhé!

quản lý kho hiệu quả
Excel có nhiều tính năng giúp quản lý kho hiệu quả

Hướng dẫn tạo file quản lý kho bằng excel

Excel là một công cụ dễ dàng, tiện lợi & hoàn toàn miễn phí. Việc sử dụng file excel sẽ mang lại cho bạn các lợi ích mà bạn không ngờ tới.

Vì Sao chọn quản lý kho bằng excel

Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa, ở đó xảy ra những nghiệp vụ như nhập – xuất hàng hóa, chuyển hàng, quản lý kho, kiểm kho… Đối với bất cứ chủ doanh nghiệp nào thì việc quản lý kho luôn gặp mặt nhiều khó khăn & rất có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa. quản lý kho bằng file excel sẽ giúp những doanh nghiệp điều hành được lượng sản phẩm xuất-nhập, số lượng hàng tồn, số lượng hàng bán chạy. Từ đó mà công tác quản lý kho trở nên dễ dàng & đơn giản hơn.

Dùng excel quản lý kho có nhiều lợi ích
Dùng excel quản lý kho có nhiều lợi ích

Ưu thế khi quản lý kho hàng bằng excel

  • Miễn phí: đây chắc chắn rằng ưu thế lớn nhất của công cụ này. Bạn hoàn toàn không hẳn trả bất cứ chi phí nào cho việc sử dụng excel.
  • phục vụ đáp ứng cho mục đích buôn bán. bạn có thể làm nhiều văn bản báo cáo trên những sheet của excel. bạn sẽ không bị giới hạn những chức năng có trên công cụ này.
  • bạn có thể chủ động sửa các thông tin khi có lỗi.
  • Nếu sử dụng thêm lưu trữ đám mây thì bạn cũng có thể san sẻ file cho nhiều người thao tác làm việc cùng lúc.

Nhược điểm của file excel

  • Độ bình an thấp, tính bảo mật kém, nguy cơ mất trắng dữ liệu do virus hoặc máy hỏng.
  • yên cầu người dùng phải am hiểu & thành thạo các hàm trong excel vì những hàm này rất phức tạp.
  • Không thích hợp đối với các doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn & đa dạng mẫu mã.
  • Việc nhập dữ liệu tốn nhiều thời gian.
Tính bảo mật của excel khá thấp
Tính bảo mật của excel khá thấp

Hướng dẫn tạo file excel để quản lý kho

Bước 1: tạo file mới.

Bước 2: tạo số sheet mà bạn muốn. sau đó các bạn sẽ đặt tiêu đề cho sheet. Ở đây chúng tôi lấy ví dụ tạo 4 sheet là NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: với mỗi sheet các bạn sẽ những thuộc tính mà liên quan tới tiêu đề. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Đối với sheet NHAP:

Tạo file quản lý kho bằng excel
Sheet nhập

Đối với sheet XUAT:

Bảng xuất hàng
Bảng xuất hàng

Đối với sheet DANH MUC:

Danh mục sản phẩm
Danh mục sản phẩm

Đối với sheet BAO CAO:

Báo cáo tồn kho
Báo cáo tồn kho

Ngoài những thông tin trong bảng chúng tôi cung cấp, bạn có thể thêm nhiều thông tin khác để file excel được chi tiết hơn. Ví dụ như số chứng từ, mã nhà cung cấp, số di động, địa chỉ nhà cung cấp…

Sau khi đã tiến hành tạo file excel & nhập dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng những công thức hàm trong excel để tính số lượng tồn kho & giá trị hàng tồn kho.

Chúng tôi hướng dẫn bạn một số hàm phổ biến được dùng trong excel dưới đây.

  • Vlookup: hàm tìm kiếm theo cột.
  • Sumif: tính tổng số lượng thành tiền nhập xuất theo điều khiếu nại.
  • Iferror: hàm này được dùng trong trường hợp giá trị tính toán trả về #N/A.

Nếu mặt hàng của bạn không quá phức tạp thì hãy sử dụng công thức đơn giản:

Số lượng tồn = số lượng nhập – số lượng bán

Giá trị hàng tồn = số lượng tồn*giá bán

Trên thực tế thì việc quản lý kho bằng excel chỉ hợp với các siêu thị bé dại, lẻ & số lượng sản phẩm ít. Nếu doanh nghiệp với quy mô lớn, đa dạng hàng hóa & nhiều chi nhánh thì nên sử dụng những phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp hơn để dành dụm thời gian & tăng hiệu suất cao quản lý.

Nếu bạn đang gặp vấn đề trong quản lý kho thực phẩm hãy lên quy trình quản lý kho và các nguyên tắc để quản lý tốt nhất.

Ưu điểm của các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp và bài bản

bây giờ có nhiều công ty cung ứng những phần mềm quản lý kho không lấy phí & trả phí. Bạn rất có thể chủ động trong việc chọn ứng dụng tối ưu cho chính bản thân. các ứng dụng quản lý hoạt động trên nhiều nền tảng khác biệt chính vì như vậy bạn đơn giản chọn lựa hơn. Một số ưu điểm có thể kế đến như:

  • bạn có thể chủ động chọn lựa phù hợp với ngân sách hiện có.
  • Tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý bán sản phẩm & quản lý tồn kho.
  • có thể cài để trên nhiều thiết bị như điện thoại dế yêu, ipad,…
  • có thể quản lý & giám sát từ xa mà không cần tới kho.
  • Tính bảo mật & độ an toàn cao.
  • kĩ năng cập nhật liên tiếp, đúng đắn.
  • giúp sức tạo văn bản báo cáo giúp bạn theo dõi tồn kho, biết được hàng nào bán chạy nhất, theo dõi doanh thu, lợi nhuận…

Trên đây là cách tạo file quản lý kho bằng excel dễ dàngbạn có thể tham khảo. Qua đây bạn cũng đã biết các ưu thế điểm yếu khi quản lý kho bằng file excel rồi đúng không? Vậy hãy bắt tay vào việc tạo file excel để tối ưu hóa trong quản lý  tăng hiệu suất cao  bán hàng nhé.

Nguồn: giaiphapkhovan.vn

Xem thêm:

Các tỷ phú thế giới kiếm tiền bằng cách nào?

10+ giải pháp logistics giúp Việt Nam vượt qua rào cản

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *